In breve: WhatsApp Business è gratuito e ti permette di mandare una guida a chi te la chiede, ordinare le chat in liste e rispondere con messaggi già pronti. Non sostituisce un sito: puoi scrivere solo a chi ti ha dato il numero e il permesso, e i messaggi a più persone arrivano solo a chi ha salvato il tuo numero.
Le tue clienti stanno su WhatsApp tutto il giorno. Rispondono lì più volentieri che a un’email, e un messaggio lì lo leggono davvero. Viene naturale pensare: «e se usassi WhatsApp per raccogliere i contatti, invece di complicarmi la vita con un sito?». Si può fare, in parte. Ecco come, e dove si ferma.
Che cos’è WhatsApp Business e cosa ha in più?
WhatsApp Business è l’app gratuita di WhatsApp pensata per le attività: si usa come quella personale, ma aggiunge un profilo con orari e descrizione, i messaggi automatici, le risposte pronte e la possibilità di ordinare le chat in liste. Le funzioni che servono di più a una piccola attività sono queste:
- Le liste (prima si chiamavano etichette): raggruppano le chat, per esempio «Nuove clienti» e «Clienti abituali». Il Centro assistenza di WhatsApp spiega che se ne possono creare fino a 20.
- Il messaggio di assenza: parte da solo quando qualcuno ti scrive mentre non ci sei, anche solo fuori dagli orari di apertura, se li hai impostati nel profilo (come si imposta).
- Il messaggio di benvenuto: saluta chi ti scrive per la prima volta.
- Le risposte rapide: testi che scrivi una volta e richiami con pochi tasti, per esempio quello con la guida allegata.
Come si manda una guida gratuita su WhatsApp?
Funziona al contrario di un modulo: è la persona che ti scrive per prima. Pubblichi una storia o un post con un invito chiaro, lei ti manda un messaggio, tu rispondi con la guida. Un esempio, solo per dare l’idea: prendi una fiorista che pubblica «Scrivimi FIORI e ti mando la lista dei fiori che durano due settimane in vaso».
Dato che ti ha scritto lei, rispondere con la guida è parte della conversazione che ha aperto. Quello che serve dopo è il permesso per scriverle ancora, e va chiesto apertamente.
Cosa dicono le regole prima di scrivere ancora?
Dicono che serve un sì chiaro. Le regole di WhatsApp per le aziende, aggiornate il 23 settembre 2026, valgono anche per l’app WhatsApp Business: puoi contattare una persona solo se ti ha dato il suo numero e ti ha confermato di voler ricevere altri messaggi. E devi rispettare ogni richiesta di smettere, anche se arriva fuori da WhatsApp.
Lo stesso vale per la legge italiana. Le linee guida del Garante della privacy del 2013 nominano proprio WhatsApp: ai messaggi promozionali mandati con queste app si applicano le stesse regole delle email, quindi il consenso va chiesto prima. Lo stesso documento ricorda che un numero visibile in rete o sui social non è un permesso.
In pratica, dopo aver mandato la guida:
| Cosa scrivere | Perché |
|---|---|
| «Ti va se ogni tanto ti mando un consiglio come questo? Puoi dirmi di smettere quando vuoi.» | Chiedi il permesso in modo aperto e dici subito come si esce |
| Se risponde sì, la metti nella lista «Consigli» | Così sai a chi puoi scrivere e da quando |
| Se non risponde o dice no, non la metti | Il silenzio non è un sì |
| «Salva il mio numero, così ti arrivano i messaggi» | Senza il tuo numero in rubrica i messaggi a gruppi non le arrivano |
Perché i messaggi a più persone non arrivano a tutte?
Perché la lista broadcast, il messaggio mandato a tante persone insieme, arriva solo a chi ha salvato il tuo numero. Lo spiega il Centro assistenza di WhatsApp: riceve il messaggio solo chi ha aggiunto il tuo numero ai contatti del telefono. È una protezione contro i messaggi indesiderati, e per te significa una cosa sola: quando una cliente ti scrive la prima volta, chiedile di salvarti.
WhatsApp può sostituire il sito?
No, ma ci lavora bene insieme. WhatsApp è ottimo per parlare con chi già ti conosce. Il sito serve a farti trovare da chi non ti conosce ancora: le chat non compaiono su Google. Se ti stai chiedendo se ti serva davvero un sito, abbiamo messo a confronto le due cose in Sito web o Instagram: ti serve davvero un sito se hai i social?. Se invece vuoi raccogliere email con una guida, i passi sono in Guida gratuita in cambio dell’email: come farla bene.
Cosa puoi fare da sola, già questa settimana
- Scarica WhatsApp Business e compila il profilo: cosa fai, dove sei, gli orari.
- Imposta il messaggio di assenza fuori dagli orari, con una frase tipo «Ti rispondo domani mattina».
- Crea due liste: «Hanno chiesto la guida» e «Consigli — hanno detto sì».
- Prepara una risposta rapida con la guida allegata e la domanda per il permesso.
- Pubblica l’invito in una storia, con una parola chiave da scriverti.
Il Circuito Donne Imprenditrici, la community fondata da Giorgia Bonotto per le donne che fanno impresa in Italia, usa WhatsApp allo stesso modo: per parlare con chi ha scelto di farlo, non per raggiungere chi non lo ha chiesto.
Domande frequenti
Posso scrivere su WhatsApp a chi ha lasciato il numero sul mio sito?
Solo se ti ha dato anche il permesso di ricevere i tuoi messaggi. Le regole di WhatsApp per le aziende chiedono due cose insieme: che la persona ti abbia dato il suo numero e che abbia confermato di voler ricevere altri messaggi. Un numero trovato in rete o su un biglietto da visita non basta.
Perché alcune persone non ricevono il mio messaggio broadcast?
Perché non hanno salvato il tuo numero nella rubrica del telefono. Il Centro assistenza di WhatsApp spiega che il messaggio di una lista broadcast arriva soltanto a chi ha aggiunto il tuo numero ai propri contatti. Chiedi alle tue clienti di salvarlo appena vi scrivete la prima volta.
WhatsApp Business costa qualcosa?
L’app WhatsApp Business si scarica gratis e funziona come quella personale. A pagamento è la piattaforma per le aziende che mandano grandi quantità di messaggi attraverso programmi esterni, che a una piccola attività di solito non serve.
Posso usare WhatsApp Business al posto del sito?
Per parlare con chi ti ha già scritto sì, ed è comodo. Per farti trovare da chi non ti conosce no: le chat non compaiono su Google e puoi scrivere solo a chi ti ha dato il numero e il permesso. Le due cose lavorano meglio insieme: il sito porta le persone, WhatsApp le fa parlare con te.
Fatti scrivere da chi ti cerca
Con il piano PRIME la tua vetrina su Venere Store, la mappa delle imprenditrici del Circuito, ha il pulsante WhatsApp diretto: chi ti trova ti scrive sul telefono, senza passare da nessuno. E partecipi a tutti gli incontri di networking PowerNet.
Non sei pronta? Iscriviti gratis al Circuito: la tua attività compare già sulla mappa.
